仕事改革２１

RPA(Robotic Process Automation)とは、コンピュータを使った定型的な事務作業の自動化ツールで、事務操作を代行するロボットをイメージしていただければ良いと思います。以前からいろいろなメーカが自動化ツール提供していますが、私はマイクロソフトのPower Automate Disktopというツールを使いある販売店の物流業務を自動化し効果を上げています。
Power Automate Disktopはマイクロソフトが本気で取組んでいるなと考えるほど完成度が高く、途中で止まったり暴走したりの不具合は少ないです。(ある程度、テクニックも必要ですが)
販売店さんと協議して、万一システムトラブルが発生した時や、人間が判断しないといけない時だけ担当にメールを入れて人間が介入できるようにしました。全て自動化するのでなく単純な繰返し作業はロボットが、判断が必要な作業は人間がするという分業体制で自動化の効果を上げています。また、ロボットは単純作業を間違いなく処理するので、人間だったら犯すような凡ミスはありません。

Microsoft365というクラウドシステムを契約すれば、Power Automate クラウド(同じような名前でややこしい)が使えるようになります。２つのPower Automateを連携させ、それぞれの利点をうまく使うことで自動化効果が高まります。それぞれの特徴は、

• Power Automate Disktopはパソコン上で稼働し、Web操作の自動化やExcelの自動化が出来ます。レコーダー機能で、実際に操作をしてRPAに覚えさせることができるので自動化処理が簡単に作成出来ます。ただパソコンをシャットダウンした時や故障した時は処理は動きません。
• Power Automate クラウドはクラウド上で稼働しパソコンは不要で、自動化処理を組織で共有することが出来ます。また日時を指定して処理したり、メールを受信した時にスタートさせるなど、さまざまな事象を引き金にして処理を開始することができます(*1)。連携機能でPower Automate Disktopを開始し、Web操作したりエクセルにデータを入力したりするなどのシステムが簡単に構成出来ます。

(*1)Power Automate Disktopでも時間やメールを常時監視すれば可能ですが、要因が増えると処理が複雑になります。また、RPAはwindows10などのパソコンで動作するので、パソコンを停止中は処理が走りません。また困ったことに処理が走らなかった事実がわからないということになり、実業務では使えません。

このため、私はお客さんにはMicrosoft365の契約をお薦めしています。最初は1ライセンス(月額約650円)から始められるのも良いですね。この金額で事務用ロボットを雇い省力化ができまるので、使わない手はないでしょう。

上の動画はＲＰＡの動きを見ていただくため、クラウドの確定申告ソフトの自動運転の例です。
私は経費をほとんどクレジットカード決済しており、カードと連携し仕訳を自動化しています。ただ現金払いは連携できないため、手動入力が必要です。このため、ＲＰＡで自動入力することにしました。
領収書をＰＤＦにスキャンして【旅費交通費】にアップすれば自動で領収書を証憑としてアップロードして仕訳してくれます。手のマークは自動でロボットが入力したりボタンを押すところを示しています。
わかり易くするため、止めながら表示していますが、実際はかなり早いです。ただ、アップロードなどは時間がかかりますが、処理完了まで待つ操作を入れているので、長い待機も問題なく処理できます。
最後に登録ボタンを押したあた、画面の一番下に仕訳が登録されたのが確認できます。

Power Automate DisktopとPower Automate クラウドの開発は簡単でマイクロソフトも社内ユーザが開発するのを薦めています。
メーカに頼まないで内製化すれば、プログラム変更もすぐ出来るし外注費もかからないので、自社開発をお薦めします。
でも、1から参考書を片手に開発するとなるとかなり時間もかかるし、大切な業務を自動化して大丈夫だろうか？と不安になると思います。
そこで、培ったノウハウを持つ弊社にお任せください。
失敗しては困る大切な業務自動化を1本10万円～で開発いたします。また、開発したプログラムのドキュメントはきっちり残し、御社が引継いで内製化できるようサポートいたします。開発したプログラムを見ながら、勘どころを押さえれば、別の内製化も比較的楽にできると思います。
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