Microsoft365クラウドを活用するには1ユーザあたり月額650円必要です。 50名の社員全員のライセンスを購入するには 50名×650円=32,500円で月額3万円弱の経常費用が必要になります。
共有アカウントを作成して、皆で使い回せばいいか・・・というのは非常に危険です。退職者が出る都度、共有アカウントのパスワードを変更し、残りの人全員もパスワードも変更し直すなどの運用をしないと、退職後に不正にアクセスされて情報を盗まれてしまうリスクがあります。 また、共有アカウントで重要情報にアクセスできる権限を付与した場合、不正競争防止法での営業秘密として認められなくなる場合があり、退職者に情報持ち出しされ類似品をつくられても裁判で相手企業に負けることもあります。裁判例などを見るとアカウントを適切に割当て、重要情報にアクセスできる人を制限する運用が必要なのです。
PowerAppsというアプリケーションの使用だけであれば、月額千円程度の追加オプオションを購入すれば、ライセンスを付与しなくてもアプリケーションは使用可能になります。 退職者が出た時は、その人のアカウントを削除するだけです。
実はPowerAppsではカメラや2次元バーコードを読む機能があり、いろいろな業務効率化のアプリケーションが開発できるのです。
また、選任者を置かないまでもアカント管理は手間がかかる仕事になります。イクロソフトの標準ではパスワードは各ユーザが最初にログイン時に設定しますが、設定するパスワードが簡単なものを設定し、アカクントに脆弱性があります。 弊社ではアカント登録時に強度の強いパスワードを設定し、アカント登録時にSMSで送信するシステムも準備しています。
